Sachen gebacken bekommen! So bringst Du mehr Zeitmanagement in Deinen Tag

Dies ist Teil eins einer kleinen Reihe zum Zeitmanagement. Hier geht es zu Teil zwei (Prioritäten setzen), zu Teil drei (Prokrastination besiegen) und zu Teil vier (fokussiert arbeiten).

Wenn Du das hier liest, solltest Du möglicherweise gerade eine ganze Liste an anderen Aufgaben abarbeiten. Erwischt? Mach’ Dir nichts daraus, ich sage es niemandem weiter. Im Gegenteil: Hat Dein Tag zu wenige Stunden, verzettelst Du Dich ständig in Deiner Arbeit oder stehen vor Abgabe Deiner Steuererklärung plötzlich ordentlich sortiere Socken ganz oben auf der To-do-liste? Dann lies weiter. 

Warum am Ende des Tages noch so viel Arbeit übrig ist

Der eine rackert und rödelt, hetzt sich von morgens bis abends ab und dennoch wird die To-do-Liste nicht kürzer. Der andere kommt einfach nicht aus dem Quark und tut tausend Dinge, statt die eine, wichtige Aufgabe zu beenden. Woran liegt das?

  • Überforderung
    Du hast schlicht zu viele Arbeiten, die Du erledigen musst. Vielleicht wälzen Kollegen ihre Aufgaben auf Dich ab, jemand ist im Urlaub oder Dein Geschäft läuft so gut, dass Du nun mit dem Abarbeiten nicht mehr hinterherkommst.
  • Prokrastination
    Auch Aufschieberitis genannt. Du stehst vor einer wichtigen Arbeit. Doch, statt sie zu erledigen, lenkst Du Deinen Kopf mit anderen Tätigkeiten ab, die oft viel unwichtiger sind. Hauptsache, was zu tun!
  • Ablenkung
    Du würdest eigentlich wirklich gerne diese eine Aufgabe zu Ende bringen, aber es kommt ständig etwas dazwischen. Das Telefon klingelt, eine neue E-Mail landet im Posteingang, irgendwer quatscht Dir rein. 
  • Falsche Methode
    Jemand hat Dir schon mal erzählt, dass Zeitmanagement DAS Ding für Dich ist. Also hast Du Dich über ABC-Analyse, Alpenmethode und High Value Activities informiert. Am Ende verwendest Du drei Tools, die Du regelmäßig mit Inhalten füttern musst, kommst vor lauter managen nicht mehr zum Arbeiten und gibst schließlich entnervt auf.

Dass Du Dinge nicht gebacken bekommst, dafür gibt es viele Gründe. Die gute Nachricht: Es gibt auch genau so viele Lösungen.

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt? Wann Zeitmanagement nicht funktioniert

Foto von Jachan DeVol auf Unsplash

Damals in der Schule war das noch einfacher. Acht Uhr bis Viertel vor neun: Deutsch. Viertel vor neun bis halb zehn: Mathe. Dann zwanzig Minuten Pause. Schreibst Du Dir heute einen ähnlichen Stundenplan für Deinen Arbeitstag, dann KANN das funktionieren, muss aber nicht. Denn einfach nur irgend eine Methode zu nutzen, die Dich produktiver machen soll, ist ungefähr so, als würdest Du Vitamintabletten schlucken, weil Du Dich schlapp fühlst. KANN helfen – wenn Du einen Vitaminmangel hast und der durch die Pillen ausgeglichen wird. Wenn Du jedoch geschwächt bist, weil Du schlicht zu wenig schläfst, wirken auch die besten Präparate nicht.

Bevor Du also hochmotiviert den nächsten Ratgeber für mehr Effizienz im Beruf liest: Stop. Einen Schritt zurück. Erst einmal musst Du herausfinden, wo genau Dein Problem liegt. Denn je nachdem, was für Dein Zeitproblem verantwortlich ist, machen nur einige Methoden Sinn. Deshalb: Gehen wir zurück auf Start und sehen wir uns die Symptome nochmal an. 

Mangelhaftes Zeitmanagement – die Ursachen hinter den Symptomen

Ich bin furchtbar schlecht darin, Witze zu erzählen. Aber den hier kann selbst ich mir merken: „Chef, ich glaube, der Außenspiegel am LKW ist kaputt.“ „Was heißt, Du glaubst? Schau’ doch einfach nach!“ „Geht nicht, der LKW liegt drauf.“

Gut, der war jetzt nicht der Knaller, doch zeigt schön den Unterschied zwischen Ursache und Symptom. Das Symptom ist der kaputte Spiegel, die sichtbare Auswirkung einer Ursache. Dieses Merkmal zu beheben, dazu sind je nach Ursache ganz unterschiedliche Maßnahmen notwendig. Unterschiedliche Ursachen können identische Symptome hervorrufen. Der Spiegel kann kaputt sein, weil ihn jemand mit einem Hammer zertrümmert hat. Oder aber, weil der LKW drauf liegt. Im zweiten Fall werde ich mir deutlich schwerer tun, das kaputte Teil auszuwechseln. Das Gleiche gilt auch bei Problemen mit dem Zeitmanagement. Das Symptom ist immer, dass am Ende des Tages noch zu viel Arbeit da ist. Die Lösung allerdings hängt von der jeweiligen Ursache ab.

Ursache: Überforderung

Die schiere Menge an Arbeit ist zu hoch für die Zeit, die zur Verfügung steht. Du hast also keine Chance, alle Aufgaben zu schaffen, auch wenn Du noch so konzentriert arbeitest. Die Lösung: Prioritäten setzen. Du musst lernen, Aufgaben auszusortieren.

Ursache: Prokrastination

Eine Aufgabe macht Dir Angst oder absolut keinen Spaß. Du fürchtest Dich davor, zu versagen, Fehler zu machen. Vielleicht wurde Dir die Arbeit aufs Auge gedrückt, obwohl sie nicht in Deinen Aufgabenbereich fällt, Du sie für sinnlos oder sterbenslangweilig hältst. Die Lösung: Du musst herausfinden, was genau Dein Problem mit dieser speziellen Aufgabe ist, weshalb Du sie so dringend vermeiden möchtest.

Ursache: Ablenkung

Äußere Einflüsse wie Lärm und die ständig über Dich hereinbrechende Informationsflut halten Dich davon ab, dass Du Dich auf Deine Aufgaben konzentrieren kannst. E-Mails, Chatnachrichten und der neueste Instagrampost auf dem Handy lenken Dich ab. Die Lösung: Fokus. Du musst lernen, wie Du Dich so abschotten kannst, dass Du ohne Unterbrechungen an etwas arbeiten kannst.

Ursache: falsche Methode

Du bist hochmotiviert, Deine Zeitnot in den Griff zu bekommen. Doch wie bei so vielen guten Vorsätzen verläuft Deine Motivation schon nach kurzer Zeit im Sand. Zu kompliziert, zu esoterisch, passt nicht zu Deinem Leben. Die Lösung: Du musst herausfinden, ob die Methode überhaupt zur Ursache des Problems passt. Zudem können viele kleine Änderungen mitunter mehr Erfolg haben als eine große, radikale Neuerung. 

Im nächsten Artikel geht’s ans Eingemachte: Wir schauen uns an, welche Methoden helfen können, die verschiedenen Ursachen für Zeitnot zu beheben.

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