Zeit sparen beim Verfassen von E-Mails: Mit diesem Trick klappt es

Mit meinen Kunden kommuniziere ich zum Großteil schriftlich. Hin und wieder in Chats, meist aber per E-Mail. Insgesamt verbringe ich mehrere Stunden täglich mit dem Verfassen von Nachrichten. Geht es Dir genauso?

Immer wieder kommt ‘ne neue E-Mail…

Bei aller Liebe zu persönlichen Mitteilungen: Viele Texte wiederholen sich. Immer und immer wieder. Zum Beispiel achte ich darauf, einen netten Satz zum Abschluss in meine Nachrichten zu packen. „Falls noch Fragen offen sind, beantworten wir sie gerne“ oder etwas in der Art. 

Manche Fragen von Kunden kommen ebenfalls regelmäßig auf. „Wo ist mein Passwort?“ „Warum bekomme ich eine Rechnung?“ „Wie funktioniert XYZ?“ Das sind nur ein paar der Klassiker, die immer wieder aufkommen – egal, wie übersichtlich die Webseite ist oder wie genau diese Anliegen im FAQ-Bereich (den häufig gestellten Fragen, frequently asked questions) erklärt werden. 

Zeit ist Geld – auch bei Deinen E-Mails!

Du hast, wenn Du vor den gleichen Problemen stehst, verschiedene Möglichkeiten. 

  1. Schreibe immer und immer wieder die gleichen Texte. Kann man machen, verschwendet allerdings ordentlich Zeit.
  2. Nutze ein Ticketsystem, das mit Textbausteinen arbeitet. Damit beantwortest Du Standardfragen, die wiederholt auftauchen, schnell und unkompliziert. Der Nachteil: Diese Online-Services haben mitunter eine undurchsichtige Preisgestaltung. Oft erschlagen sie gerade kleine Unternehmen mit einer Vielzahl an Features, die nicht gebraucht werden. Wenn Du beispielsweise als virtuelle Assistenz für verschiedene Kunden arbeitest, kannst Du nicht darauf zählen, dass sie alle jeweils ein solches System verwenden. Für einzelne Sätze und Floskeln eignen sich Standardantworten nur selten.
  3. Erstelle Dir Deine eigenen Textbausteine und spare Dir damit eine Menge Zeit beim Verfassen Deiner E-Mails. 

Mit der ersten Option bin ich eine Weile gut gefahren, bis mir aufgefallen ist, wie viel Zeit ich da eigentlich verschenke. Ich schreibe zwar schnell, aber trotzdem ist es einfach nicht effizient, immer wieder die gleichen Sätze von Hand zu schreiben.

Ticketsysteme nutze ich bei verschiedenen Kunden sehr erfolgreich. Du kannst damit in wenigen Klicks komplette Texte erstellen, die alle notwendigen Infos enthalten und fehlerfrei sind. 

Einen richtigen Schub bekam meine Effizienz allerdings erst, als ich mir ein Programm für eigene Textbausteine zugelegt habe. Damit erstelle ich meine eigenen Textbausteine für verschiedene Anwendungsbereiche. Ich wette, dass auch Du wesentlich schneller damit arbeiten wirst, und stelle Dir daher mein Tool der Wahl in diesem Beitrag vor.

Was ist eine Textbausteinverwaltung?

Tools für Textbausteine gibt es verschiedene am Markt. Ich selbst arbeite mit einem Mac, einige Programme laufen allerdings auch unter Windows. Hier nur eine kleine Auswahl:

  1. Textexpander – dieses Tool nutze ich
  2. aText
  3. Rocket Typist
  4. PhraseExpress
  5. FastKeys
  6. Typinator
  7. TypeIt4Me

Ich nutze aktuell Textexpander, möchte aber demnächst auch ein paar der anderen Tools ausprobieren und dann hier vorstellen. 

Was genau machen diese Programme nun? Ganz salopp gesagt, warten sie im Hintergrund darauf, dass Du bestimmte Tastenkombinationen eingibst. Sobald das geschieht, spuckt die Software den zur Tastenkombination passenden Textbaustein aus. 

Beispiel gefällig? Ich hatte den Satz: „Falls noch Fragen offen sind, beantworten wir sie gerne“ erwähnt, den ich gerne am Ende von E-Mails einfüge. Ich möchte ihn nicht immer wieder von Hand tippen. Stattdessen gebe ich lediglich ;frag ein und sofort wandelt das Programm diese Tastenkombination in den oben genannten Satz um. Bei einem anderen Kunden verwende ich häufig: „Wir wünschen Dir einen guten Start in die neue Woche.“ Ich tippe jedoch nur ;start und den Rest erledigt das Programm. 

Klassische Kandidaten für Ersetzungen sind Floskeln wie 

  • Sehr geehrte Damen und Herren
  • Mit freundlichen Grüßen
  • Alles Gute zum Geburtstag
  • Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen
  • Ich bestätige den Erhalt Ihrer Nachricht
  • und so weiter und so fort

Das Ganze funktioniert nicht nur für Floskeln und einzelne Sätze. Ich kann auch Links und ganze E-Mails in Sekundenschnelle ausspucken lassen:

In diesem Beispiel siehst Du, wie ich für einen meiner Kunden eine E-Mail erstelle, die tatsächlich so an den Kunden rausgeht. Lediglich der Footer der Nachricht fehlt noch, er wird automatisch beim Versand hinzugefügt. Das Ganze kostet mich in diesem Beispiel neunzehn Sekunden. In dieser Zeit erstelle ich 55 Worte mit 304 Zeichen und komme damit umgerechnet auf 174 Worte oder 960 Zeichen pro Minute. Nicht schlecht, oder?

In welchen Bereichen sparen Textbausteine Zeit?

Ganz salopp gesagt: Textbausteine, auch Snippets genannt, machen immer dann Sinn, wenn Du mit wiederkehrenden Texten zu tun hast. Beispiele gibt es viele:

  • Korrespondenz mit Kunden oder Kollegen per E-Mail oder Brief
  • Angebote und Rechnungen
  • Formulare
  • Abwesenheitsmitteilungen
  • Signatur für E-Mails und Foren
  • Übersetzung von häufig wiederkehrenden Textbestandteilen in verschiedene Sprachen
  • Automatische Korrektur häufiger Tippfehler
  • Sonderzeichen, etwa das Durchmesser-Zeichen oder Währungssymbole
  • Kontaktdaten wie E-Mail- und Postadressen und Telefonnummern
  • Links zur eigenen Webseite und dem Profil in Business-Netzwerken

Viele Programme unterstützen darüber hinaus sogar Snippets mit integrierten Grafiken. Damit fügst Du Dein Logo oder das Deines Kunden schnell in Dokumente und Nachrichten ein. 

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