Sachen gebacken bekommen! So priorisierst Du Aufgaben

Photo von Glenn Carstens-Peters auf Unsplash
Photo von Glenn Carstens-Peters auf Unsplash

Dies ist Teil zwei einer kleinen Reihe zum Zeitmanagement. Hier geht es zu Teil eins (Zeitmanagement allgemein), zu Teil drei (Prokrastination besiegen) sowie zu Teil vier (fokussiert arbeiten).

Im ersten Teil der Reihe „Sachen gebacken bekommen“ haben wir uns angesehen, warum eigentlich so oft am Ende des Tages noch so viele Dinge unerledigt sind. Eine der Ursachen liegt in der schieren Menge an Aufgaben. Dein Tag hat, wie jeder andere, eben nur 24 Stunden und Du kannst Dich (zumindest bislang) nicht zweiteilen. 

Was also tun, wenn zu viel Arbeit auf Deinem Tisch landet, Du möglicherweise „nebenbei“ noch einen Haushalt führen sollst und irgendwann auch mal Zeit für Dich haben möchtest? Priorisieren ist das Stichwort. Welche Methoden Du dazu nutzen kannst, sehen wir uns in diesem Artikel an.

Priorisierung: Um was geht es?

Gehen wir einmal davon aus, Du hast Die Wahl, mit einer der folgenden Aufgaben in den Tag starten:

  • E-Mails checken
  • Zusammenfassung des Meetings für Projekt Überflieger erstellen
  • Katzenvideo anschauen
  • Potenziellen Kunden zum Mittagessen einladen
  • Auftraggeber zurückrufen
  • Projektunterlagen in der Ablage sortieren
  • 11:00 Uhr Meeting zum Projekt Überflieger

Möglichkeit eins: Du arbeitest die einzelnen Punkte in der Reihenfolge ab, wie sie Dir einfallen. Der Plan wird spätestens dann scheitern, wenn Dein Auftraggeber Dich fragt, warum der versprochene Anruf nicht kam und Du feststellst, dass Du das Meeting um elf Uhr verpasst hast. Insgesamt also eher keine gute Idee. 

Wie klappt’s besser? Zunächst einmal solltest Du Dir über einige Punkte klar werden:

  • Aufgaben sind eilig / dringend oder nicht eilig / nicht dringend.
  • Aufgaben sind wichtig oder unwichtig.
  • Aufgaben nehmen unterschiedlich viel Zeit in Anspruch.
  • Aufgaben können voneinander abhängen beziehungsweise aufeinander aufbauen.

Prioritäten setzen: Wie gehst Du es am besten an?

Gerade, wenn zu viele Aufträge auf zu wenig Zeit treffen, musst Du sicherstellen, dass Du nicht komplett im Arbeitsstress untergehst. Dennoch sollst Du gebacken bekommen, was Dich, Deine Kunden und Deinen Arbeit- oder Auftraggeber voranbringt. In einem ersten Schritt kategorisierst Du daher am besten die anstehenden Aufgaben.

Das sieht zum Beispiel so aus:

Du willst direkt starten? Dann findest Du hier eine To-do-Liste. Du kannst sie direkt am Rechner ausfüllen oder ausdrucken und von Hand Einträge machen:

Warum die Einteilung in wichtig und/oder dringend? Die wenigsten Angelegenheiten sind beides gleichzeitig. Eine dringende Aufgabe muss zeitnah erledigt werden, eine bestimmte Deadline einhalten oder andere Aufgaben bauen auf sie auf. Je mehr dagegen von einem Auftrag abhängt, desto wichtiger ist er. Die Steuererklärung oder Bilanz zum Beispiel sind wichtig. Sie werden aber erst dann auch noch dringend, wenn die Deadline zur Erledigung näherkommt. E-Mails und Anrufe gehören in die Kategorie „dringend“, da sie zeitnah beantwortet werden sollten. Oft sind sie aber nicht für den Erfolg des Unternehmens entscheidend, also nicht wichtig. Je nachdem, wie eine bestimmte Angelegenheit eingeteilt wird, solltest Du sie unterschiedlich bearbeiten. Ein paar Methoden dazu stelle ich Dir hier vor.

Insgesamt werden alle Aufgaben knapp acht Stunden dauern. Du wirst, wenn hier noch etwas Unerwartetes dazwischenkommt, nicht alle schaffen. Deshalb musst Du sie in eine möglichst sinnvolle Reihenfolge bringen.  

Eine Auswahl an Methoden zur Priorisierung (und warum ich keine davon benutze)

Photo von Daria Nepriakhina auf Unsplash

Eisenhower-Prinzip – ist das wichtig oder kann das weg?

Glaubt man der Geschichte, so hat der ehemalige US-Präsident Eisenhower diese Methode selbst angewandt und gelehrt. Die Einteilung Deiner Aufgaben in wichtig und/oder dringend hilft Dir direkt weiter, wenn auch Du diese Methode einsetzen möchtest. Je nach Kategorie landet jeder Task in einem von vier Quadranten:

Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, erledigst Du sofort. Sind sie wichtig, aber noch nicht dringend, dann schnappe Dir Deinen Kalender und plane sie für die nächsten Tage ein, wenn Du voraussichtlich Zeit hast. Unwichtige, aber dringende Aufgaben lassen sich oft delegieren, damit Du Dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren kannst. Was unter unwichtig und nicht dringend fällt, gehört dagegen entweder in eine Ablage, die Du alle paar Wochen mal prüfst, oder direkt in den Papierkorb. 

Langfristig ist Dein Ziel, dass keine Aufgaben im Quadranten „dringend und wichtig“ landen – denn dabei handelt es sich oft um Notfälle oder aber Dinge, die Du schlicht zu lange aufgeschoben hast. Da Einträge in dieser Liste sofort erledigt werden müssen, blockieren sie Dein Tagesgeschäft. Einträge der Kategorie „dringend und unwichtig“ halten Dich davon ab, das in Angriff zu nehmen, was Dich voranbringt. Diese Aufgaben solltest Du also möglichst abgeben. Ein heißer Kandidat: E-Mails, Anrufe, Verwaltungstätigkeiten. Wichtig, aber nicht dringend ist zum Beispiel die Frage, ob Du Deinen Telefonanbieter wechseln solltest – so lange, bis die Kündigungsfrist naht.

In unserem Beispiel sieht das so aus:

Du willst direkt starten? Dann findest Du hier einen Eisenhower-Plan. Du kannst ihn direkt am Rechner ausfüllen oder ausdrucken und von Hand Einträge machen:

Da keine der Aufgaben im Beispiel dringend und wichtig zugleich ist, kümmerst Du Dich zunächst um die unwichtigen, aber dringenden. Hängen verschiedene Arbeiten voneinander ab, dann erledigst Du logischerweise zuerst die, auf welcher die anderen aufbauen. In unserem Beispiel kommt also zuerst das Meeting, bevor Du es zusammenfasst. 

Das Mittagessen mit dem Kunden und Deine Ablage planst Du für einen der kommenden Tage ein. Das Katzenvideo allerdings muss leider ausfallen, es sei denn, Du hast tatsächlich Leerlauf.

ABC-Methode – von Buchstaben und Steinen

Bei dieser Methode schätzt Du ebenfalls ein, wie wichtig oder dringend eine Aufgabe ist. 

  • Kategorie A: sehr wichtig und dringend
  • Kategorie B: wichtig
  • Kategorie C: weniger wichtig

Hier können sich zwei Probleme ergeben: Entweder, alles wird irgendwann dringend und wichtig oder die Kategorien B und C bearbeitest Du nie. Daher füllst Du Deinen Tag maximal zu 60% mit Tätigkeiten der Gruppe A und reservierst 25% für Gruppe B. Die restlichen 15% entfallen entsprechend auf Gruppe C. 

Warum genau diese Einteilung? Sie beruht auf dem Pareto-Prinzip oder 80-20-Prinzip. Entwickelt hat es der italienische Volkswirt Vilfredo Pareto. Nach seiner Theorie machen 20% der Aktivitäten 80% des Erfolges aus. Das sind die Aufgaben Deiner Kategorie A. Ihnen sollte ein guter Teil Deiner Zeit gewidmet werden, jeweils etwas mehr als die Hälfte Deines Arbeitstages. 

In unserem Beispiel sieht das Ganze so aus:

Du willst direkt starten? Dann findest Du hier eine ABC-Liste. Du kannst sie direkt am Rechner ausfüllen oder ausdrucken und von Hand Einträge machen:

Statt der Einteilung in A, B und C kannst Du auch Steine, Kiesel und Sand verwenden. Klingt erst mal seltsam, macht aber Sinn. Steine sind die Tätigkeiten, die Dich richtig voranbringen und sehr wichtig sind. Kiesel passen zwischen die großen Blöcke und sind zwar wichtig, aber nicht ganz so entscheidend. Sand schließlich füllt die verbliebenen Zwischenräume Deines Tags auf, das sind die Dinge, die sich nebenbei erledigen lassen.

Photo von Olav Ahrens Røtne auf Unsplash

Meine Methode

Persönlich bin ich ein großer Fan davon, Dinge zu priorisieren. Ich mag gerne für alles einen Plan haben und Aufträge notieren, damit ich sie dann nicht mehr in meinem Kopf halten muss. Sowohl beim Eisenhower-Prinzip als auch der ABC-Methode habe ich allerdings das Problem, dass sie in der Theorie logisch und einfach klingen – dem Praxistest jedoch oft nicht standhalten. Es fällt mir manchmal schwer, die Wichtigkeit von Aufträgen im Vorfeld einzuschätzen. Für meine eigene Methode habe ich keinen tollen Namen, aber sie funktioniert für mich einfach und zuverlässig. 

Die Liste

Zunächst einmal habe ich eine digitale To-do-Liste (Todoist) für alles, was ich erledigen will. Dort trage ich jede Aufgabe ein, sei sie arbeitsbezogen oder privat (Einkaufen, Putzen etc.). Jeder Eintrag bekommt außerdem ein Datum in spätestens einem Monat zugewiesen. Wann immer eine weitere Aufgabe, zum Beispiel per E-Mail, dazukommt, landet sie ebenfalls in der Liste.

Achtung: Ich mache hier kein Brainstorming, was ich eines Tages mal alles tun möchte. Es geht nur um die Dinge, die ich tatsächlich erledigen möchte, um beruflich oder privat voranzubrignen – oder bei denen ich Ärger bekomme, wenn ich sie nicht tue. „Ich sollte mal mehr Sport machen“ oder „eigentlich könnte ich heute mal ein Eis essen“ sind Vorsätze und Wünsche, aber keine Aufgaben. Anders sieht es hier natürlich aus, wenn Du Fitnesstrainer oder professioneller Eisverkoster bist. 😉

Der Plan

Abends bin ich schlicht zu faul, den nächsten Tag zu planen, also nehme ich mir am Morgen ein paar Minuten Zeit dafür. In meiner Liste stehen dann meist schon einige Einträge für den Tag. Aus meinem Kalender übertrage ich Termine, die zu einer bestimmten Uhrzeit anstehen. Das ginge sicher auch automatisch, aber auch hier war ich bislang zu faul, das zu prüfen. 😉

Die Gruppierung

Jetzt fasse ich Aufgaben nach Möglichkeit zusammen. So muss ich mich nur einmal auf den Themenblock konzentrieren. Häufig musst Du eine Tätigkeit vor- oder nachbereiten, das fällt dann nur einmal an. So checke ich zum Beispiel meine E-Mails einmal gesammelt und nicht immer wieder über den Tag hinweg. Ich mache möglichst eine große Buchhaltungsrunde, in der ich alle Rechnungen auf einmal schreibe, meine Konten prüfe und so weiter. Danach verbanne ich das Thema wieder bis zur nächsten Sitzung.

Die Sortierung

Als Erstes kommt in meinen Tagesplan entweder die dringendste Angelegenheit oder die, die ich am wenigsten mag. Dann muss ich darüber nicht mehr nachdenken. Vormittags kann ich mich gut konzentrieren, also folgt als Nächstes eine große Aufgabe, die länger dauert oder bei der ich kreativ sein muss. Nach etwa 90 Minuten war’s das mit der Konzentration, also erledige ich einfache Dinge und vermeide so, auf Facebook und Co abzudriften. An Termine erinnert mich mein Handy jeweils so, dass ich noch genug Zeit habe, andere Arbeiten abzuschließen und mich dann auf die Besprechung vorzubereiten.

Der Zwischencheck

Vor dem Mittagessen mache ich einen Check: Komme ich mit meinen Aufgaben durch? Wenn nicht, kann ich Tätigkeiten auf morgen schieben oder muss ich tatsächlich eine Nachtschicht einschieben? Falls das der Fall ist, warum ist mein Plan nicht aufgegangen? Entweder habe ich zu wenig Zeit für die einzelnen Tasks eingeplant, das kann ich selbst ändern. Oder aber es kamen unverhofft Dinge dazwischen, die mich aufgehalten haben. Die versuche ich abzustellen. Dazu gehört etwas Mut, aber ich muss beispielsweise nicht den ganzen Tag über per E-Mail oder Telefon erreichbar sein. Das kann ich abstellen. Zur Erinnerung: Dringendes ist meist nicht wirklich wichtig. Für E-Mails und Telefonate plane ich einen eigenen Block ein, in dem alles gesammelt abgearbeitet wird. Du bekommst von mir also dennoch zeitnah eine Antwort – nur eben dann, wenn ich das für mich auf meiner To-do-Liste habe. 

Wenn alles klappt, hake ich über den Tag hinweg eine Sache nach der anderen ab. Allein dafür lohnt sich der Aufwand schon. 😉 Je mehr erledigt ist, desto kleiner wird meine Liste, ein Ende ist also in Sicht. Auch das motiviert mich nochmal. 

Falls Du selbst noch mit der Priorisierung haderst – probiere es einfach mal aus. Es hilft oft schon, die Aufgaben einfach nur zu visualisieren, damit Du einen Überblick bekommst. Wenn Du siehst, was für den Tag ansteht, kannst Du Dich selbst geistig vorbereiten und hast im Blick, wie Du mit Deiner Arbeit vorwärtskommst. Die für Dich passende Methode entwickelst Du dann nach und nach einfach weiter. Ob Eisenhower, ABC oder etwas ganz anderes, entscheidest alleine Du.

Im nächsten Artikel sehen wir uns an, wie Du der Aufschieberitis entkommst.

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