E-Mail Zeit sparen

Langeweile? Schlaue Tricks, um endlich richtig Zeit mit E-Mails zu vergeuden

E-Mail Zeit sparen klein

21 E-Mails pro Tag bekommen Berufstätige im Durchschnitt. Das reicht nie und nimmer, um den ganzen Tag lang beschäftigt zu sein – Ausnahmen bestätigen die Regel. Gerade im Sommerloch, an Brückentagen und zwischen den Feiertagen muss eine Lösung her. Mit ein paar klugen Schachzügen lässt sich die Zeit, die für E-Mails draufgeht, mühelos vervielfachen. So geht’s!

1. Posteingang: Prinzip Schrotflinte

Wer Nachrichten zentral an einer Stelle sammelt, der nimmt sich direkt den ganzen Spaß. Wie viel schöner ist es schließlich, mehrere Postfächer einzeln abzurufen, am besten noch mit unterschiedlichen Programmen? Statt einem schnöden „10 berufliche Nachrichten, 5 private“ bleibt es so viel länger spannend. Hinter wie vielen der zig unterschiedlichen E-Mail-Postfächer verbirgt sich wohl heute eine Mitteilung? Das Prinzip Schrotflinte verteilt im besten Fall alle E-Mails auf möglichst viele Posteingänge – fast wie beim Lotto, nur mit wesentlich höheren Chancen auf einen Gewinn (siehe Nummer 3) oder zumindest eine Nachricht. 

E-Mail-Benachrichtigung

2. Klingelingeling, hier kommt der E-Mail-Mann: Benachrichtigungen

Wer wichtig ist, der darf das durchaus zeigen! Ein einfaches Mittel, es der Umwelt und sich selbst mitzuteilen, sind E-Mail-Benachrichtigungen. Viele E-Mail-Programme bieten einen bunten Strauß an Tönen und Melodien, gerne ergänzt durch passende Popups, die auch optisch keinen Weg an neuen Nachrichten vorbei lassen. Profis nutzen darüber hinaus ihre Smartwatch, die selbst in Abwesenheit des eigenen Rechners dank Vibrations- und Tonalarm allen Anwesenden klar macht, wer hier dringend einmal wieder den Posteingang prüfen sollte. Klappt auch zuverlässig bei Spammails!

3. Take my heart, take my mail: Spam

Apropos Spam: Wer zu viel ungenutzte Arbeitszeit hat, der tut gut daran, die geschäftliche E-Mail-Adresse für Gewinnspiele, Newsletter und Freebies zu nutzen. Immerhin muss der glückliche Gewinner schnell benachrichtigt werden. Was liegt da näher, als die gute Nachricht direkt in die Arbeit zu senden? Außerdem kann es nichts schaden, die neuesten Sonderangebote des Discounters stets aktuell im Büro zu sichten.

E-Mails verteilen

4. Maile! Maile manche Strecke: E-Mail in Kopie

Maile Deinem Nächsten wie Dir selbst – wer sich das zu Herzen nimmt, der stellt sicher, dass die 21 E-Mails aus der Einleitung schon am Vormittag erreicht sind. Die Nachricht ist nicht für alle wichtig? Macht nichts, zur Sicherheit lieber dennoch alle Kollegen und Partner in CC setzen. Löschen können sie immer noch. Profis schicken ihre Antwort erst ab, denken dann darüber nach und schicken im Anschluss eine Antwort-Antwort mit weiteren wichtigen Informationen. So kann jeder auswählen, auf welchen E-Mail-Strang er oder sie nun reagieren möchte. 

Wiederholte E-Mails

5. Eins ins Töpfchen, eins ins Kröpfchen: E-Mails einzeln abarbeiten

Ein steter Strom an Nachrichten hat teilweise schon fast etwas Meditatives. Wer den Posteingang zeitsparend in einem Rutsch abarbeitet und sortiert, der muss sich nicht wundern, wenn am Ende der E-Mails noch so viel Arbeitstag übrig ist. Dann doch lieber die Tröpfchentaktik: Nachrichten abrufen, eine lesen, beantworten. Kaffee holen. Nachrichten abrufen, eine lesen, ablegen. Telefonieren. Nachrichten abrufen … In Verbindung mit Tipp Nummer 1, oft genug wiederholt, könnten sich tranceartige Zustände ergeben!

6. Nur was für Kaffe, aber nicht für E-Mails: Filter

Der Statusbericht der letzten Woche, der Autoresponder des ausgeschiedenen Kollegen, der inhaltsleere Newsletter – nur, weil keine der Nachrichten einen Wert hat oder eine Aktion erfordert, heißt das noch lange nicht, dass sie herzlos von einem Filter verschoben oder gelöscht werden sollten. Jede E-Mail hat ein Recht auf ein bisschen Zuwendung. Natürlich, der Filter macht das alles viel schneller und zuverlässiger, aber wer weiß? Vielleicht ist genau heute etwas anders als bei den hundert letzten Nachrichten?

E-Mail im Team bearbeiten

7. Zusammen sind wir mehr: gemeinsam genutzte Postfächer

Wer noch immer nicht genug Zeit mit den eigenen E-Mails verplempert, für den sind Gemeinschaftspostfächer ein Segen. hilfe@, info@ und support@ sind heiße Kandidaten für Posteingänge, in denen sich regelmäßig etwas tut. Gut, man weiß selten, wer eine Kundenanfrage schon beantwortet hat und manche Nachrichten fallen dann auch einfach hinten runter. Aber immerhin – das Team ist ganz nah am Kunden und schreibt selbstverständlich auch die zwanzigste Antwort auf die immer gleiche Frage von Hand. Wo kämen wir da hin, wenn mit einem Ticketsystem und Standardantworten alles in einem Bruchteil der Zeit erledigt wäre?

Wer sich jetzt noch über zu wenig Auslastung beklagt, der sei beruhigt: Nicht nur per E-Mail, auch über andere Kanäle lässt sich herrlich Zeit schinden. Schon mal eine Nachricht verschickt, zwei Minuten später im Chat nachgefragt, erfolglos angerufen und dann direkt beim Kollegen vorbeigetrabt? Hier zeigt sich, wer ein echter Meister der multimedialen Kommunikation ist. Keine Sorge, die Grimassen der Mitmenschen sind lediglich Zeichen ihrer tiefsten Bewunderung. Weiter so!

Fotos: Mikaela Wiedenhoff, Shaouraav ShreshthaMarkus SpiskePan Xiaozhen, Val Vesa auf Unsplash

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